Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales

Alejandro Londoño S.
NIT: 3.399.823-9
Bello – Colombia

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

PRESENTACIÓN

Mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se reguló la protección de datos personales que posean las entidades privadas no sometidas a las reglas del sistema financiero, y que tiene como fin: “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política. así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

Esto implica para Alejandro Londoño S. (UNAYA), recopila sobre sus clientes personas naturales, así como una política de tratamiento de estos datos, con el fin de garantizar el cumplimiento en el manejo apropiado de los datos, con base en los preceptos de la ley.

En consecuencia, Alejandro Londoño S. (UNAYA) adopta el presente manual, de conformidad con el artículo 18 literal f de la Ley de Protección de Datos Personales, el cual es fundamental en particular para gestionar las consultas y reclamaciones de los titulares de datos personales.

POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Las presentes políticas consagradas en este manual se aplicarán a cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial o a través de canales electrónicos, respecto de los productos o servicios que presta Alejandro Londoño S. (UNAYA).

El tratamiento de los datos lo realizará directamente Alejandro Londoño S. (UNAYA).

1. Definiciones.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
• Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos, tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. Principios.

Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de este manual se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

3. Tratamiento de datos personales.

• Datos Públicos: Su tratamiento se realizará sin previa autorización de su titular, pero se tomarán medidas de seguridad para mantener reservados estos datos.
• Datos sensibles: En principio Alejandro Londoño S. (UNAYA) no realizará tratamiento de datos sensibles, y evitará consagrar en sus bases de datos información considerada sensible. En todo caso Alejandro Londoño S. (UNAYA) se reserva la opción de usar datos sensibles en la medida en que sea indispensable para la operación del negocio o para ofrecer bienes o servicios inherentes a su actividad, en tal caso solicitará la autorización y consentimiento previo y expreso de los titulares, informando su la finalidad específica para su tratamiento y de conformidad con las excepciones legales, las cuales son:

Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

– El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
– El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
– El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
– El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
– El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

• Datos de niños, niñas y adolescentes: En principio Alejandro Londoño S. (UNAYA) no realizará tratamiento de datos de niñas, niñas y adolescentes, y evitará consagrar en sus bases de datos información relativa a ellos. En todo caso Alejandro Londoño S. (UNAYA) se reserva la opción de usar datos públicos de niños, niñas y adolescentes en la medida en que sea indispensable para la operación del negocio o para ofrecer bienes o servicios inherentes a su actividad, en tal caso solicitará la autorización y consentimiento previo y expreso del representante legal del niño, niña o adolescente y se le escuchará, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  En el tratamiento de sus datos, se respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

4. Prerrogativas y derechos de los titulares de los datos personales.

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Nota: No requieren autorización los datos de naturaleza pública.

5. Deberes de Alejandro Londoño S. (UNAYA) en relación con el tratamiento de los datos personales.

Alejandro Londoño S. (UNAYA) reconoce que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solo ellas pueden decidir acerca de los mismos. Estos datos se usarán solo para las finalidades propias de Alejandro Londoño S. (UNAYA) y su negocio y conforme a la normatividad vigente de datos personales.

Alejandro Londoño S. (UNAYA) como responsable y encargado del tratamiento actuará de conformidad con los siguientes deberes:

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Obrar de conformidad con el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.

6. Secreto y confidencialidad.

Alejandro Londoño S. (UNAYA) exige que toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter privado, sensible, niños, niñas y adolescentes, se deberán guardar el respectivo secreto y confidencialidad, aun cuando cese la relación contractual con la empresa.

7. Generalidades sobre la autorización.

Salvo los datos de naturaleza pública, la recolección de todo dato personal que haga Alejandro Londoño S. (UNAYA) contará con la autorización previa, la cual se obtendrá por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba: como clausula en un contrato, en un documento separado, sea este físico o electrónico, incluyendo, pero no exclusivamente, correo electrónico o aceptación electrónicamente a través de un sitio web.

No se requiere la autorización:

• Por requerimiento de entidad pública o administrativa en ejercicio de su deber legal o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia medida o sanitaria.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
• Para fines históricos, estadísticos o científicos.

8. Transferencia de datos a terceros países.

Alejandro Londoño S. (UNAYA), no realizará transferencia de datos a terceros países, salvo que, por circunstancias sobrevinientes, dicha transferencia sea indispensable para el negocio, en tal caso la transferencia sólo se hará a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos.

9. Procedimientos de peticiones, consulta, reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Los titulares de los datos personales o sus representantes debidamente acreditados podrán presentar hacer o presentar:

• Consultas: El titular de la información o sus representantes podrán consultar sus datos, realizando la solicitud por medio electrónico al correo info@unaya.net de manera gratuita, esto se podrá realizar máximo una vez cada mes calendario.
• Reclamos: El Titular de la información o sus representantes, que consideren que los datos en poder de Alejandro Londoño S. (UNAYA) que requieran actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Alejandro Londoño S. (UNAYA).

  Para que el reclamo pueda ser atendido por Alejandro Londoño S. (UNAYA) debe ser enviado de manera electrónica al correo info@unaya.net dicho reclamo debe contener la siguiente información:

  – Nombre de la persona que realiza la petición.- Número y tipo de identificación.
  – Motivo de la petición: Descripción breve de los hechos en que fundamentan la solicitud.
  – Dirección a la que le será notificada la respuesta, sea esta física o electrónica.
  – Documentos anexos que puedan aportar como prueba para hacer valer el derecho del reclamo.

  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los CINCO (5) DÍAS HÁBILES siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas en su presentación. Transcurridos DOS (2) MESES desde la fecha de requerimiento al interesado, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido un reclamo de manera completa, se deberá incluir en la base de datos una leyenda que indique “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a DOS (2) DÍAS HÁBILES. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender un reclamo es de QUINCE (15) DÍAS HÁBILES contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los OCHO (8) DÍAS HÁBILES siguientes al vencimiento del primer término.

  El titular o sus representantes solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

10. Modificaciones.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página de internet unaya.net

11. Vigencia.

La presente Política de tratamiento de datos entrará en vigencia el día 28 de julio de 2023.

OPERACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. Responsables.

Al interior de Alejandro Londoño S. (UNAYA) como responsable de datos personales en manos de la dependencia de Datos Personales, cargo que ocupará una persona nombrada por el representante legal, para tal labor. Esta persona es quien se encargará de cumplir los procedimientos establecidos en el MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, en particular tramitar las solicitudes, consultas y reclamaciones de los titulares o sus representantes debidamente acreditados.

2. Encargados.

Al interior de LA EMPRESA, y en los términos establecidos en la Ley Estatutaria de Protección de Datos y el MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, se identificarán unos encargados del tratamiento de datos personales al personal interno de LA EMPRESA los cuales trabajan al servicio de nuestros clientes y en relación con proveedores y personal externo.

3. Recolección de los datos.

Los datos serán recolectados por los encargados se ajustarán a las condiciones establecidas en la Ley y el MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y deberán ser ingresados en las bases de datos registradas de LA EMPRESA y cualquier otra constancia o alusión a los datos personales que no conste en dichas bases deberá ser destruida.

4. Deber de confidencialidad.

Los encargados de los datos deberán mantener los datos en secreto, deberán respetar las medidas de seguridad con las cuales se protegerán los datos y se abstendrán de facilitar a terceros acceso a los datos, bases o recintos dónde se encuentren asegurados los datos personales de los titulares.

5. Utilización.

Los encargados deberán utilizar los datos solo para los propósitos del negocio y no podrán cederlos a terceros, tomarlos para sí o de cualquier otra forma darles una destinación diferente a la propia del negocio de LA EMPRESA.

6. Vigencia.

El presente manual entrará en vigencia el día 28 de julio de 2023.